Ile kosztuje prowadzenie księgowości małej firmy w Polsce w 2025 roku? [JDG, sp. z o.o.]

Ile naprawdę kosztuje księgowość małej firmy?

Kiedy siadam z nowym przedsiębiorcą przy kawie i słyszę pytanie „Panie Pawle, ile to normalnie kosztuje ta księgowość?”, zawsze odpowiadam tak samo: to zależy. I dodaję: ale da się to policzyć i sensownie poukładać, żeby nie przepłacać.

Koszt prowadzenia księgowości dla małej firmy w Polsce nie jest sztywny. Rozjeżdża się od ok. 1200 zł rocznie przy najprostszych działalnościach, do kilkudziesięciu tysięcy rocznie przy spółkach z o.o. z pełną obsługą, kadrą i dużą liczbą dokumentów. Ten rozstrzał nie wynika z „widzi mi się” biur rachunkowych, tylko z bardzo konkretnych czynników.

Przerobiłem to na żywo z ponad 150 firmami – od jednoosobowych JDG usługowych po sklepy internetowe i spółki z o.o. I widzę jedno: dobrze dobrana księgowość potrafi zwiększyć zysk firmy szybciej, niż niejedna kampania marketingowa, a źle dobrana – zamienić się w drogi, stresujący obowiązek.

Co naprawdę wpływa na koszt księgowości?

Pierwsze, o co zawsze pytam klienta, to forma prawna firmy. Księgowość dla jednoosobowej działalności (JDG) jest z definicji tańsza niż pełna księgowość w spółce z o.o. – po prostu zakres obowiązków, raportowania i formalności jest zupełnie inny.

Drugi kluczowy element to liczba dokumentów. I tu często obalam mit: biura rachunkowe nie wyceniają usług od wysokości przychodu, tylko od liczby „papierów”, które trzeba przerobić. Faktury, paragony, wyciągi bankowe, umowy – im więcej tego co miesiąc, tym więcej roboczogodzin. Skutek jest taki, że mały sklep internetowy z setkami drobnych transakcji może płacić za księgowość więcej niż firma B2B, która wystawia trzy duże faktury miesięcznie.

Pamiętam klienta – software house na ryczałcie, 5–7 faktur miesięcznie, żadnych pracowników. Biuro zakwalifikowało go jako „lekkiego klienta” i po negocjacjach zeszło do 200 zł netto miesięcznie. Tego samego dnia rozmawiałem z e-sklepem z tysiącami zamówień – tam sama liczba zapisów windowała ofertę ponad 1000 zł.

Trzeci element to pracownicy. Samo rozliczanie firmy to jedno, ale jeśli dochodzi obsługa kadrowo-płacowa, każdy etat czy zleceniobiorca generuje dodatkowy koszt. Standardowo biura doliczają 30–50 zł, czasem 70 zł netto miesięcznie za osobę. Przy trzech–czterech pracownikach robi się z tego dodatkowe kilkaset złotych miesięcznie tylko na kadrach i ZUS.

Dochodzi jeszcze lokalizacja biura rachunkowego. Ceny w dużych miastach potrafią być 2–3 razy wyższe niż w mniejszych miejscowościach. Co ciekawe, dzięki księgowości online te „tańsze” stawki z małych miast są dziś dostępne również dla firm z Warszawy czy Gdańska – jeśli akceptujesz zdalną współpracę, masz znacznie szersze pole manewru.

Na koniec bardzo często pomijany temat: zakres usługi. Jedno biuro poda cenę „za księgowość”, ale bez kadr, ZUS, wsparcia przy kontroli i bez doradztwa podatkowego. Drugie – wyższą, ale z pełnym pakietem, łącznie z archiwizacją dokumentów (co w praktyce oszczędza Ci pół magazynu segregatorów).

⚡ PRO TIP: zanim porównasz same ceny, zbierz w punktach (choćby na kartce) czego realnie potrzebujesz: ile dokumentów, ilu pracowników, jaki rodzaj działalności, czy zależy Ci na doradztwie i reprezentacji przed urzędem. Dopiero wtedy numery na ofertach zaczynają mieć sens.

Księgowość dla JDG – ile płacą najmniejsi?

Przy JDG najwięcej zamieszania robi wybór formy rozliczenia: ryczałt ewidencjonowany czy Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Od tego zależy nie tylko podatek, ale też koszt księgowości.

Kiedy rozmawiam z osobą, która dopiero zakłada działalność usługową B2B i spodziewa się kilku faktur miesięcznie, bardzo często kończymy na ryczałcie. To najprostsza forma – niewiele zapisów, brak rozliczania kosztów. I właśnie tu pojawia się jeden z najstabilniejszych i najniższych kosztów księgowości na rynku.

Dla JDG na ryczałcie realny, „uczciwy” przedział cenowy to zazwyczaj 150–300 zł netto miesięcznie. Oferty po 80–100 zł też się zdarzają, ale zwykle oznaczają bardzo prosty przypadek (do ok. 20 wpisów miesięcznie) i ograniczony zakres usługi. Przy większej liczbie dokumentów stawki rosną – nawet do ok. 350 zł.

W przypadku KPiR zakres pracy księgowej jest większy, więc i koszty rosną. Przy obsłudze do 20 dokumentów ceny startują zwykle w okolicach 100 zł netto, ale przy dynamicznych firmach generujących dużo kosztów i zapisów potrafią sięgnąć 800–1200 zł miesięcznie. Tutaj księgowa musi już realnie analizować koszty, pilnować ich kwalifikacji podatkowej, rozliczać amortyzację – to zupełnie inny nakład pracy niż prosty ryczałt.

Dodatkowo dochodzą płatne „dodatki”: obsługa VAT (zwykle 50–150 zł netto miesięcznie), pomoc przy kontroli podatkowej (typowo 100–200 zł za sprawę) czy kadry i płace – najczęściej 30–40 zł za pracownika miesięcznie.

Kilka razy miałem sytuację, że klient prowadzący małą firmę usługową B2B, bez pracowników i z kilkoma fakturami miesięcznie, płacił 600–700 zł tylko dlatego, że nikt wcześniej nie zaproponował mu zmiany formy opodatkowania i zakresu usługi. Po uporządkowaniu tematu schodziliśmy do 150–300 zł miesięcznie – księgowość stawała się „lekka” zarówno dla biura, jak i dla jego portfela.

Poniżej masz podsumowanie w tabeli:

W praktyce JDG rozliczające się ryczałtem mają dziś najniższy i najbardziej stabilny koszt księgowości. Jeśli nie zatrudniasz ludzi i nie generujesz setek dokumentów, jest to jedna z najtańszych konstrukcji, jakie możesz mieć.

Pełna księgowość w spółce z o.o. – gdzie kończy się „tanio”, a zaczyna „ryzyko”?

Spółka z o.o. to już zupełnie inna liga. Mamy pełną księgowość, bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdania finansowe. Liczba obowiązków i odpowiedzialność księgowego rosną, więc rośnie też cena.

Dla małych spółek z o.o., generujących do 30 dokumentów miesięcznie, realne stawki za pełną księgowość krążą zwykle w okolicach 500–900 zł netto. Jeśli dokumentów jest 31–100, w praktyce widzę przedział 800–1800 zł. Powyżej 100 dokumentów miesięcznie biura bardzo często wyceniają usługi indywidualnie i spokojnie przekraczają 2500 zł.

W wielu rozmowach z biurami powtarza się jedna liczba: roboczogodzina pracy przy pełnej księgowości to ok. 200 zł netto. Przy małej spółce z o.o. daje to zwykle minimum 750 zł miesięcznie samego czasu pracy księgowego – bez marży biura. Jeśli więc widzisz ofertę na pełną obsługę spółki z o.o. za 400–500 zł, to albo:

• zakres usługi jest mocno okrojony,
• są sztywne limity dokumentów (które łatwo przekroczyć),
• albo nie ma tam miejsca na realne wsparcie doradcze.

Mało znany, ale bardzo ważny fakt: pełna księgowość dla spółek z o.o. poniżej 1000 zł miesięcznie w większości przypadków oznacza właśnie takie ograniczenia. Da się tak funkcjonować, ale musisz świadomie wiedzieć, z czego rezygnujesz.

Poniżej zestawienie przykładowych poziomów kosztów:

Do tego trzeba dołożyć inne koszty operacyjne spółki. Sam ZUS za członka zarządu to ok. 1658 zł miesięcznie. Jeśli zatrudniasz pracowników, dolicz 30–50 zł za osobę za obsługę kadrowo-płacową. W praktyce całkowity miesięczny koszt prowadzenia małej spółki z o.o. – razem z księgowością, ZUS-em, kadrami i podstawową obsługą prawną – oscyluje często między 2500 a 10 000 zł, zależnie od skali i branży.

Miałem kiedyś spotkanie z właścicielem spółki handlowej, który rozważał zatrudnienie księgowej na etat, „żeby było taniej”. Po policzeniu pełnych kosztów (wynagrodzenie, ZUS, stanowisko pracy, oprogramowanie) wyszło 7–8 tys. zł miesięcznie. Przy małej spółce kompletnie się to nie spinało – outsourcing księgowości za 1200–1500 zł dawał mu nie tylko oszczędność, ale i dostęp do zespołu specjalistów zamiast jednej osoby.

⚠ UWAGA: jeśli widzisz, że biuro proponuje pełną księgowość spółki z o.o. za 500–600 zł, dopytaj o limity dokumentów, zakres doradztwa i zasady rozliczania dodatkowych prac. Niska cena „na wejściu” często oznacza wyższe dopłaty później.

Co siedzi w „dodatkach” do księgowości: kadry, ZUS, kontrole, archiwizacja

Wielu przedsiębiorców skupia się tylko na stawce „za księgowość”, a potem dziwi się, że miesięczne faktury z biura są wyższe niż zakładali. Powód jest prosty: większość biur rozdziela podstawowe księgowanie dokumentów od usług kadrowo-płacowych i innych dodatków.

Standardowa obsługa kadr i płac to zwykle 30–70 zł netto miesięcznie za jednego pracownika. W tej cenie kryje się m.in. przygotowanie list płac, rozliczenie składek ZUS, generowanie deklaracji dla urzędów, obsługa zmian w zatrudnieniu. Przy pięciu osobach robi się z tego dodatkowe 150–350 zł miesięcznie – konkretna pozycja w budżecie.

Do tego dochodzą:

• wsparcie przy kontroli podatkowej lub ZUS – często 100–200 zł za każdorazową obsługę,
• sporządzanie dodatkowych deklaracji podatkowych – zwykle 20–50 zł za dokument,
• przygotowanie sprawozdań finansowych i raportów – wyceny indywidualne, zależnie od skali.

Coraz częściej spotykam też usługę archiwizacji dokumentów po stronie biura rachunkowego. Z zewnątrz wygląda to jak drobiazg, ale u kilku klientów, którzy wynajmowali dodatkowe pomieszczenia tylko na segregatory, przejście na pełną archiwizację w biurze lub w chmurze dało im realne oszczędności przestrzeni i kosztów najmu.

Pamiętam klienta z branży budowlanej, który trzymał dokumenty w osobnym, wynajmowanym pokoju. Po dwóch latach współpracy z nowym biurem, które przejęło archiwizację i cyfryzację dokumentów, mógł ten lokal po prostu oddać. W skali roku oszczędził kilka tysięcy złotych – bez żadnej „rewolucji”, tylko zmieniając sposób organizacji papierów.

Lokalizacja biura rachunkowego i efekt „taniej prowincji”

Ceny usług księgowych w Polsce mocno różnią się w zależności od miasta. Najdrożej jest w dużych aglomeracjach, szczególnie w Warszawie. Tam standardowy koszt księgowości dla JDG to 300–450 zł netto miesięcznie. W Gdańsku jest nieco taniej – zwykle 290–390 zł za podobny zakres.

W mniejszych miejscowościach ten sam typ usługi potrafi kosztować 150–300 zł netto. Wynika to głównie z niższych kosztów funkcjonowania biur rachunkowych poza metropoliami. I tu wracamy do księgowości online: wielu moim klientom z Warszawy czy Wrocławia zwyczajnie opłaca się współpracować z biurem z mniejszego miasta, pracując w pełni zdalnie.

Podobne różnice widać w spółkach z o.o. – pełna księgowość w dużym mieście to często 800–1500 zł, podczas gdy w mniejszych miejscowościach spokojnie zamkniesz się w 500–800 zł przy porównywalnym zakresie.

Jednemu z klientów – freelancerowi IT z Warszawy – zmiana biura na zdalne, działające w mniejszym mieście, obniżyła miesięczny koszt księgowości z 420 zł do 230 zł. Zakres usług praktycznie ten sam, różnica jedynie w lokalizacji i formie kontaktu.

⚡ PRO TIP: pytając o ofertę księgowości online, zawsze dopytaj, gdzie fizycznie działa biuro. Jeśli jest z mniejszej miejscowości, często korzystasz z niższych lokalnych stawek, mieszkając w dużym mieście.

Księgowość online czy tradycyjne biuro – co bardziej się opłaca?

Księgowość online kusi ceną – oferty od 189 zł netto miesięcznie robią wrażenie, szczególnie, gdy porównasz je z warszawskimi cennikami stacjonarnych biur. Ale za tą różnicą kryje się konkretna logika.

Typowy pakiet online za 189–250 zł obejmuje podstawową obsługę księgową przy ograniczonej liczbie dokumentów. Często nie ma w nim pełnej obsługi kadr, ZUS, zaawansowanego doradztwa podatkowego czy reprezentacji przed urzędem. Część obowiązków przechodzi wtedy na Ciebie – np. samodzielne wystawianie faktur w systemie, opisywanie dokumentów, a czasem także podstawowe księgowania.

Z tradycyjnym biurem rachunkowym płacisz więcej, ale zwykle zyskujesz:

• realne wsparcie doradcze (ktoś, kto zna Twoją firmę i potrafi podpowiedzieć, jak zoptymalizować podatki),
• większą elastyczność w nietypowych sytuacjach,
• możliwość spotkań na żywo, jeśli tego potrzebujesz.

W jednej z firm e-commerce, z którą pracowałem, początkowo wybrano najtańszą księgowość online. Przy kilkuset transakcjach miesięcznie szybko okazało się, że wszystkie „dodatkowe” usługi (konsultacje, korekty, pomoc przy kontroli) są ekstra płatne. W skali roku wyszło drożej niż w przypadku tradycyjnego biura, które na początku wydawało się droższe.

⚡ PRO TIP: jeśli zastanawiasz się, czy księgowość online będzie tańsza, policz pełen koszt: abonament + płatne dodatki + Twój czas (lub czas pracownika) na obsługę systemu. Czas przedsiębiorcy też ma cenę.

Jak wybrać biuro rachunkowe i nie przepłacić?

Gdy przedsiębiorca prosi mnie o pomoc przy wyborze biura rachunkowego, zawsze zaczynamy od krótkiego audytu: jaka forma prawna, ile dokumentów miesięcznie, ilu pracowników, jaki rodzaj działalności. Dopiero na tej podstawie jesteśmy w stanie ocenić, jakiej usługi faktycznie potrzebuje.

Kluczowe elementy, na które patrzę:

• Doświadczenie i kwalifikacje księgowego. Czy biuro ma praktykę w Twojej branży (np. e-commerce, IT, budowlanka)? Czy potrafi dobrać formę opodatkowania (ryczałt, KPiR, pełna księgowość) tak, żebyś nie przepłacał podatków?
• Sposób wyceny. Czy cena jest uzależniona od liczby dokumentów, pracowników, czy jest ryczałtowa? Jak wyglądają stawki za przekroczenie limitów?
• Zakres usługi. Czy w cenie masz kadry i płace, ZUS, wsparcie przy kontroli, doradztwo podatkowe, archiwizację dokumentów?

Bardzo często proszę klientów, żeby zebrali 3–5 ofert z różnych biur – z dużego miasta, mniejszego oraz online. W praktyce takie porównanie i minimalne negocjacje dają 20–30% oszczędności bez utraty jakości. Biura rachunkowe są świadome konkurencji – jeśli widzą, że jesteś przygotowany i porównujesz propozycje, chętniej dopasowują stawkę.

⚠ UWAGA na „darmowe” założenie firmy:
Często widzę oferty typu „założymy Ci działalność/spółkę za darmo”. Technicznie to prawda, ale koszt tej usługi bardzo często jest wliczony w wyższy abonament miesięczny. Jeśli chcesz porównywać oferty uczciwie, policz koszt księgowości w perspektywie 12 miesięcy – wtedy dopiero widać, kto naprawdę jest tańszy.

Jeden z moich klientów z branży kreatywnej miał cennikowo 450 zł za księgowość JDG w Warszawie, ale po przedstawieniu ofert z dwóch innych biur i krótkiej rozmowie udało się zejść do 320 zł przy tym samym zakresie usług. Biuro wolało mieć „lekkiego klienta” z kilkoma fakturami miesięcznie niż go stracić.

FAQ – najczęstsze pytania o koszt księgowości

Ile kosztuje księgowość JDG?

Realnie przy prostych działalnościach (np. usługi B2B, kilka–kilkanaście faktur miesięcznie) koszt księgowości JDG zaczyna się od ok. 100–200 zł netto miesięcznie przy bardzo podstawowych ofertach. Przy ryczałcie najczęściej widzę przedział 150–300 zł jako stabilny, uczciwy poziom – szczególnie gdy masz ograniczoną liczbę dokumentów i brak pracowników. Im więcej faktur i dodatkowych usług (VAT, kadry, doradztwo), tym bliżej górnych widełek, o których pisałem wyżej.

Jaka jest cena za prowadzenie księgowości dla spółki z o.o.?

Teoretycznie najniższe oferty dla spółek z o.o. zaczynają się w okolicach 300–600 zł miesięcznie, ale zwykle wiążą się z bardzo prostą sytuacją i ograniczonym zakresem usług. W praktyce pełna księgowość dla małej spółki z o.o. mieści się najczęściej w przedziale 500–900 zł, a dla nieco większych firm 800–1500 zł netto miesięcznie. Ostateczna kwota zależy od liczby dokumentów, specyfiki działalności i tego, czy w pakiecie masz np. doradztwo podatkowe czy obsługę sprawozdań finansowych.

Czy kadry i płace są wliczone w cenę księgowości?

Zdecydowanie nie zawsze. W bardzo wielu biurach rachunkowych obsługa kadrowo-płacowa jest rozliczana osobno i nie wchodzi w podstawowy abonament księgowy. Standardowo stawka za pracownika to 30–50 zł, czasem do 70 zł netto miesięcznie, w zależności od zakresu (umowy, świadectwa pracy, rozliczanie zwolnień, PPK itd.). Jeśli zatrudniasz ludzi, zawsze pytaj wprost: co dokładnie zawiera podana cena i jak liczone są kadry oraz ZUS.

Na koniec jedna myśl z praktyki: księgowość to nie jest tylko koszt „do odhaczenia”. Dobrze dobrane biuro rachunkowe realnie pomaga zwiększyć sprzedaż i rentowność – choćby przez dopasowanie formy opodatkowania, wychwytywanie ulg czy przejęcie od Ciebie części papierologii. Właśnie w tym sensie mówię klientom, że księgowy nie jest wydatkiem, ale inwestycją. Pod warunkiem, że wybierzesz go świadomie.