Jak zawiesić działalność gospodarczą krok po kroku – praktyczny poradnik

Zawieszenie działalności gospodarczej – jak to naprawdę działa w praktyce

Zawieszenie działalności gospodarczej to nie jest „kapitulacja”, tylko narzędzie, z którego coraz częściej korzystają rozsądni przedsiębiorcy. W pierwszym półroczu 2025 roku zawieszonych zostało prawie 180 tysięcy jednoosobowych działalności, a zlikwidowanych niespełna 100 tysięcy. Rynek wyraźnie pokazuje, że zamiast zamykać – lepiej czasowo się wycofać i zachować sobie furtkę powrotu.

Kiedy pierwszy raz pomagałem klientowi zawiesić sezonową firmę budowlaną, miał dylemat: „Zamknąć i mieć święty spokój, czy zawiesić i nie palić mostów?”. Zawiesiliśmy. Rok później, gdy koniunktura wróciła, wznowienie zajęło mu dosłownie kilkanaście minut.

Zawieszenie oznacza, że formalnie nadal jesteś przedsiębiorcą, ale czasowo nie prowadzisz działalności. Nie musisz likwidować firmy, wyrejestrowywać jej z ewidencji, zamykać konta firmowego czy wyprzedawać majątku. Jednocześnie znacząco spadają Ci koszty: nie płacisz bieżących składek ZUS z tytułu działalności i nie odprowadzasz zaliczek na podatek dochodowy od bieżących przychodów.

Podstawą prawną jest Prawo przedsiębiorców, które precyzyjnie określa zasady zawieszenia. Z perspektywy praktyka to po prostu wygodny „pauzator” – zatrzymujesz biznes wtedy, kiedy nie zarabia, ale nie niszczysz tego, co już zbudowałeś.

Kto może zawiesić działalność – i kiedy to jest możliwe

Najprościej mają osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) oraz wspólnicy spółek cywilnych wpisanych do CEIDG. To właśnie oni najczęściej korzystają z zawieszenia.

Jest jednak jeden warunek, o którym sporo osób dowiaduje się dopiero przy okienku w urzędzie: nie możesz mieć pracowników na etacie. Jeśli zatrudniasz kogokolwiek na umowę o pracę, standardowe zawieszenie działalności nie jest dostępne. W praktyce oznacza to, że przed zawieszeniem trzeba rozwiązać umowy o pracę albo zmienić formę współpracy.

Co innego umowy cywilnoprawne. Jeśli opierasz się na umowach zlecenia albo umowach o dzieło, nie blokuje to zawieszenia działalności – pod warunkiem, że to nie są etaty w przebraniu. W wielu małych biznesach usługowych – grafika, programowanie, marketing – takie elastyczne formy współpracy pozwalają spokojnie zawiesić działalność, gdy tego potrzebujesz.

Jeśli działasz w formie spółki handlowej wpisanej do KRS (np. spółka z o.o., spółka akcyjna, spółka komandytowa), zasady są inne. Tam gra toczy się już według Kodeksu spółek handlowych, a zawieszenie przechodzi przez sąd rejestrowy. Więcej papierów, więcej formalizmu, a do tego limit czasu zawieszenia (o którym za chwilę).

Pamiętam klientkę prowadzącą spółkę z o.o. w branży eventowej. Pandemia mocno ją uderzyła. „Czemu nie zawieszę tego po prostu jak JDG?” – zapytała. I tu właśnie wychodzi różnica między prostą działalnością a spółką z KRS.

Na jak długo można zawiesić działalność gospodarczą

Tutaj ustawodawca jest wyjątkowo łaskawy dla JDG, a znacznie bardziej wymagający wobec spółek.

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej:

• minimalny okres zawieszenia to 30 dni,
• nie ma górnego limitu – możesz zawiesić działalność nawet na wiele lat.

Co ciekawe, w praktyce urzędy akceptują zawieszenie np. od 1 do 28 lutego, mimo że formalnie mówimy o 30 dniach. Lata pracy z klientami pokazały mi, że system to „łyka”, choć w przepisach wygląda inaczej.

Przy spółkach wpisanych do KRS jest inaczej. Tam zawieszenie możesz ogłosić:

• na minimum 30 dni,
• ale maksymalnie na 24 miesiące.

Dłużej się po prostu nie da – po dwóch latach spółka musi albo wrócić do działania, albo iść w stronę likwidacji. Ten limit ma zabezpieczać kontrahentów i przejrzystość rynku.

Są jeszcze szczególne sytuacje związane z opieką nad dzieckiem – urlop macierzyński, rodzicielski czy wychowawczy. Wtedy zawieszenie może trwać do 36 miesięcy, co jest wsparciem dla przedsiębiorców-rodziców.

Poniżej zostawiam zestawienie, które dobrze porządkuje temat:

Dla wielu moich klientów kluczowe jest właśnie to: JDG można „zamrozić” bez limitu, a spółkę – tylko czasowo. Decyzja o formie prowadzenia biznesu nabiera wtedy zupełnie nowego znaczenia.

Jak zawiesić jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG

W praktyce wszystko rozbija się o wniosek CEIDG-1. Tym jednym formularzem:

• zakładasz działalność,
• zmieniasz dane,
• zawieszasz,
• i później wznowisz firmę.

Dzięki temu – jeden dokument, wiele funkcji.

Kiedy pierwszy raz składałem CEIDG-1 w imieniu klienta jeszcze „papierowo”, straciliśmy w urzędzie pół dnia. Dziś robię to praktycznie wyłącznie online i reakcja klientów jest zwykle taka sama: „Serio, to już?”.

Zawieszenie działalności online – najprościej i najszybciej

Najwygodniejsza ścieżka to zawieszenie przez internet:

• logujesz się na Biznes.gov.pl na Konto Przedsiębiorcy,
• wypełniasz wniosek CEIDG-1,
• podpisujesz go Profilem Zaufanym, e-dowodem lub kwalifikowanym podpisem.

System przesyła wniosek do CEIDG, a informacja o zawieszeniu trafia automatycznie do ZUS, urzędu skarbowego i GUS (REGON). W praktyce często już następnego dnia masz wszystko odnotowane.

⚡ PRO TIP:
Jeśli masz Profilem Zaufany – zawieszaj działalność wyłącznie online. To najszybsza ścieżka (zwykle 1 dzień) i najmniejsze ryzyko błędu. W wersji papierowej najczęstsze problemy, jakie widzę u klientów, to literówki w datach, brak podpisu w odpowiednim miejscu albo źle zaznaczone pola.

Jeszcze jedna ważna rzecz, o której mało kto mówi: we wniosku możesz podać datę zawieszenia wstecz. Jeżeli np. od początku miesiąca nie prowadzisz działalności, a orientujesz się dopiero 20-go, da się cofnąć datę zawieszenia i od razu „odciąć” obowiązek bieżących składek ZUS od określonego dnia.

Zawieszenie działalności w urzędzie lub listownie

Oczywiście cały proces możesz też przeprowadzić „analogowo”:

• osobiście w urzędzie gminy/miasta – wypełniasz CEIDG-1 na miejscu albo przynosisz gotowy,
• listownie – wysyłasz wniosek do urzędu.

Przy wysyłce pocztą pojawia się pułapka, o której wielu przedsiębiorców nie wie: podpis na wniosku musi być poświadczony notarialnie. Skan wniosku, zwykły podpis czy „podpisałem na tablecie w paczkomacie” – nie przejdą.

Z mojej perspektywy składanie wniosku „na żywo” ma sens tylko wtedy, gdy ktoś totalnie nie czuje się w online’owych systemach. W każdym innym scenariuszu – zdecydowanie wygrywa CEIDG przez internet.

Zawieszenie spółki cywilnej i spółek wpisanych do KRS

Przy spółce cywilnej sprawa wygląda niby podobnie, ale jest jeden ważny szczegół:
każdy wspólnik musi złożyć swój wniosek.

Robi się to przez formularz CEIDG-SC. Jeśli jeden wspólnik o tym zapomni albo się spóźni, w rejestrze mamy bałagan, a urząd potrafi się tego czepiać. Raz pracowałem z dwuosobową spółką cywilną, gdzie jeden wspólnik „kliknął zawieszenie” od razu, a drugi zrobił to tydzień później. Efekt: dwa różne okresy zawieszenia w papierach – i dodatkowe wyjaśnienia w urzędzie skarbowym.

Przy spółkach z KRS – spółka z o.o., akcyjna, komandytowa itd. – formalności są poważniejsze. Zawieszenie zgłaszasz do sądu rejestrowego odpowiednimi formularzami KRS, a sąd wpisuje zmianę w rejestrze.

To jednak nie koniec. Po zawieszeniu spółki:

• składasz do urzędu skarbowego formularz NIP-2, żeby zaktualizować dane podatkowe,
• w razie potrzeby aktualizujesz też dane w rejestrze REGON (GUS).

Jeśli prowadzisz spółkę, to w praktyce warto skonsultować zawieszenie z księgowym albo doradcą – w spółkach łatwiej coś przeoczyć, a kary za brak aktualizacji danych potrafią być bolesne.

Zawieszenie a ZUS, podatki, zdrowie i KRUS

To jest ten fragment, który zwykle przedsiębiorców najbardziej interesuje: ile zaoszczędzę i z czego dalej muszę się rozliczać?

Po zarejestrowaniu zawieszenia w CEIDG:

• system automatycznie wysyła informację do ZUS, urzędu skarbowego i GUS,
• w teorii nie musisz już składać osobnych zgłoszeń.

W teorii. W praktyce, kilka razy widziałem sytuację, w której ZUS „nie zauważył” zawieszenia albo zrobił to z opóźnieniem.

⚡ PRO TIP:
Po złożeniu wniosku w CEIDG zaloguj się do PUE ZUS i sprawdź, czy Twoje ubezpieczenia faktycznie zostały wyrejestrowane. W razie potrzeby złóż dodatkowo odpowiednie formularze (np. ZWUA). To pięć minut, które może Ci oszczędzić tygodnie wyjaśnień i niepotrzebne zaległości.

Składki ZUS w czasie zawieszenia

Gdy działalność jest zawieszona:

• nie płacisz bieżących składek ZUS z tytułu działalności,
• nie naliczają się również nowe ulgi z tytułu prowadzenia działalności (np. mały ZUS+ „staje w miejscu”).

Możesz natomiast:

• kontynuować dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w ZUS – wielu sezonowych przedsiębiorców decyduje się na to rozwiązanie.
  W praktyce składka zdrowotna wynosi obecnie ok. 381 zł miesięcznie i sporo osób woli ją płacić, niż przechodzić do KRUS czy kombinować z innymi tytułami ubezpieczenia. Nie robią sobie wtedy przerw w historii ubezpieczeniowej.

• skorzystać z dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego poza ZUS, czyli zawrzeć umowę bezpośrednio z NFZ i opłacać samą składkę zdrowotną. To opcja dla tych, którzy nie chcą być zgłoszeni jako przedsiębiorcy, ale nadal potrzebują dostępu do publicznej ochrony zdrowia.

Jeśli jesteś rolnikiem prowadzącym działalność i jesteś w KRUS, sytuacja jest bardziej złożona. Zasady przechodzenia między ZUS a KRUS, liczenie okresów podlegania ubezpieczeniu i wpływ zawieszenia działalności bywają tam naprawdę skomplikowane. W takich przypadkach zawsze odsyłam klientów do bezpośredniego kontaktu z KRUS – bo tam naprawdę każdy szczegół ma znaczenie.

Podatek dochodowy (PIT/CIT, karta)

W czasie zawieszenia:

• nie płacisz zaliczek na podatek dochodowy (PIT lub CIT) za okresy, w których działalność jest zawieszona i faktycznie nie prowadzisz bieżącej sprzedaży,
• nadal rozliczasz przychody i koszty sprzed zawieszenia – np. kontrakty zakończone przed datą zawieszenia, ale faktura wystawiana później.

Co ważne – zawieszenie nie zwalnia z rocznego zeznania podatkowego. Nawet jeśli przez cały rok firma była zawieszona, i tak składasz PIT/CIT. W praktyce będzie to zwykle deklaracja „zerowa” albo z przychodami tylko z początku roku.

Przy karcie podatkowej fiskus co do zasady nie nalicza podatku za pełne miesiące zawieszenia. Ale tutaj zawsze uczulam: sprawdź indywidualnie w swoim urzędzie skarbowym, bo lokalne interpretacje potrafią się różnić w detalach.

VAT a zawieszenie – ważna pułapka

Jest jeszcze jeden temat, który często umyka: zwolnienie z VAT do 200 tys. zł. Wielu przedsiębiorców myśli, że jak zawieszą działalność w połowie roku, to po wznowieniu limit liczy się „od zera”. Niestety – nie.

Limit 200 tys. zł obowiązuje na cały rok podatkowy, niezależnie od tego, ile miesięcy faktycznie działasz. Zawieszenie nie resetuje licznika. Jeśli więc w styczniu–marcu zrobisz 180 tys. obrotu, zawiesisz firmę, a w listopadzie ją odwiesisz – zostaje Ci tylko 20 tys. do limitu zwolnienia z VAT na ten rok.

W praktyce widziałem już kilka firm usługowych, które „obudziły się” dopiero po przekroczeniu limitu po odwieszeniu działalności – a wtedy trzeba było nadrabiać zaległe deklaracje VAT.

Co wolno robić podczas zawieszenia działalności

To nie jest tak, że w czasie zawieszenia „nie możesz ruszyć palcem”. Przepisy pozwalają Ci:

• wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• ściągać zaległe należności od klientów,
• regulować stare zobowiązania,
• utrzymywać infrastrukturę firmy (serwery, domeny, wynajmowane magazyny),
• wystawiać faktury dotyczące przychodów sprzed zawieszenia.

Przykład z życia: jeden z moich klientów – fotograf – zawiesił działalność na czas wyjazdu za granicę. W tym czasie:

• dopinał płatności za śluby z poprzedniego sezonu,
• wystawiał faktury do już wykonanych zleceń,
• przedłużał domenę i hosting strony,
• ale nie brał nowych zleceń.

I to jest dokładnie model, którego oczekuje ustawodawca.

Czego robić nie wolno?

• nie możesz prowadzić bieżącej, zorganizowanej działalności zarobkowej,
• nie możesz systematycznie pozyskiwać nowych klientów, wystawiać faktur za nowe zlecenia czy sprzedawać towaru jak dotąd.

⚠ UWAGA:
Tzw. pozorny handel podczas zawieszenia to nie jest „drobnostka”. Są już wyroki sądów administracyjnych, w których przedsiębiorcy odpowiadali nie tylko karami finansowymi, ale nawet karą więzienia za prowadzenie faktycznej działalności „pod przykrywką” zawieszenia. Jeśli więc chcesz wrócić do sprzedaży – odwieszenie działalności to zawsze bezpieczniejsze wyjście niż „kombinowanie”.

Dobrze wykorzystany okres zawieszenia to czas na porządki: odzyskanie zaległych należności, uporządkowanie dokumentów, przemyślenie strategii. Wielu przedsiębiorców, z którymi pracuję, wraca po takiej przerwie do biznesu z dużo klarowniejszym planem.

Jak wznowić działalność po zawieszeniu

Tu znów wracamy do znajomego bohatera: wniosku CEIDG-1.

Gdy chcesz wrócić do gry:

• logujesz się do CEIDG / Biznes.gov.pl,
• składasz CEIDG-1 z datą wznowienia,
• podpisujesz Profilem Zaufanym / e-dowodem / kwalifikowanym podpisem.

W przypadku spółek wpisanych do KRS robisz to na odpowiednich formularzach KRS, a sąd odnotowuje wznowienie. Następnie aktualizujesz dane w urzędzie skarbowym i – w razie potrzeby – w GUS.

Czasem spotykam się z pytaniem: „Czy działalność wznowi się sama po określonym czasie?”.
Jeśli w CEIDG wpisałeś konkretną datę końca zawieszenia, system faktycznie przywróci działalność automatycznie po tym dniu. W praktyce większość przedsiębiorców pozostawia jednak zawieszenie „bezterminowe” i samodzielnie składa wniosek o wznowienie, gdy uzna, że to dobry moment.

Plus jest taki, że wznowienie działalności nie generuje dodatkowych opłat ani opóźnień – cały proces jest prosty i szybki. Klient, z którym ostatnio odwieszaliśmy firmę po prawie trzech latach zawieszenia, zdziwił się, że jego NIP, REGON i cała historia działalności działają jak wcześniej, bez żadnego „rejestrowania od nowa”. I o to w tym narzędziu chodzi.

Najczęstsze pytania o zawieszenie działalności gospodarczej (FAQ)

Przez ostatnie lata słyszałem od przedsiębiorców dziesiątki podobnych pytań. Poniżej zebrałem te, które wracają najczęściej – w wersji bez prawniczego żargonu.

Czy mogę zawiesić działalność, jeśli mam pracowników na etat?

Nie. Standardowe zawieszenie działalności w CEIDG jest możliwe tylko wtedy, gdy nie zatrudniasz nikogo na umowę o pracę.
Umowy zlecenia lub o dzieło nie blokują zawieszenia – o ile faktycznie są wykonywane jako takie, a nie są „etatem na papierze”.

Na jak długo mogę zawiesić działalność?

Jeśli masz JDG – na co najmniej 30 dni i bez górnego limitu. Możesz zawiesić firmę nawet na kilka lat.

Jeśli prowadzisz spółkę z KRS – od 30 dni do 24 miesięcy. W szczególnych sytuacjach związanych z opieką nad dzieckiem – do 36 miesięcy.

Czy muszę osobno zgłaszać zawieszenie do ZUS i urzędu skarbowego?

Nie, jeśli zawieszasz działalność przez CEIDG (CEIDG-1). System automatycznie informuje ZUS, urząd skarbowy i GUS.

Z doświadczenia dodam jednak: sprawdź w ZUS, czy Twoje ubezpieczenia zostały poprawnie wyrejestrowane. Automatyzm powinien zadziałać, ale zdarzają się błędy.

Czy podczas zawieszenia płacę składki ZUS?

Za samą działalność – nie.
Możesz jednak:

• kontynuować dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne w ZUS (ok. 381 zł/mies.),
• albo zawrzeć dobrowolną umowę zdrowotną z NFZ poza ZUS.

To rozwiązanie szczególnie lubią przedsiębiorcy sezonowi – np. firmy turystyczne czy szkoły narciarskie. W sezonie działają pełną parą, poza sezonem zawieszają działalność, ale utrzymują ubezpieczenie zdrowotne, żeby nie tracić ciągłości.

Czy mogę wystawiać faktury podczas zawieszenia?

Możesz wystawiać faktury tylko do przychodów sprzed zawieszenia działalności – np. dokończone zlecenie, za które klient płaci później.

Nie możesz natomiast:

• zawierać nowych umów,
• wykonywać nowych usług,
• sprzedawać towaru w ramach bieżącej działalności i wystawiać do tego nowych faktur.

Jeśli zaczynasz regularnie fakturować nowe zlecenia, to dla urzędu oznacza po prostu jedno: działalność nie jest zawieszona, tylko prowadzona „na lewo”.

Czy zawieszenie resetuje limit 200 tys. zł zwolnienia z VAT?

Nie. Limit 200 tys. zł liczy się na cały rok podatkowy i zawieszenie działalności nie powoduje „wyczyszczenia licznika”.
Jeśli planujesz intensywną sprzedaż po odwieszeniu, policz wcześniej, jak blisko limitu jesteś.

Czy muszę składać zeznanie roczne, gdy działalność jest zawieszona?

Tak. Zawieszenie nie zwalnia z obowiązku złożenia PIT/CIT za cały rok.
Po prostu za okres zawieszenia nie będziesz mieć bieżących przychodów z działalności (chyba że dochodzi do rozliczeń spraw sprzed zawieszenia).

Czy mogę odwiesić działalność w dowolnym momencie?

Tak, jeśli minął minimalny okres zawieszenia (30 dni).
Składasz wniosek o wznowienie (w CEIDG lub KRS – w zależności od formy prawnej) i praktycznie od wskazanej daty możesz znowu normalnie działać.

Czym różni się zawieszenie od likwidacji działalności?

W skrócie:

• zawieszenie – pauzujesz działalność, zachowujesz NIP, REGON, historię firmy, możesz łatwo i szybko wrócić do gry,
• likwidacja – zamykasz firmę na stałe, rozliczasz majątek, wyrejestrowujesz się z rejestrów, a powrót do biznesu oznacza zakładanie wszystkiego od zera.

W praktyce coraz więcej przedsiębiorców, z którymi pracuję, traktuje likwidację jako ostateczność, a zawieszenie – jako elastyczne narzędzie zarządzania swoim biznesem w zmiennym otoczeniu.

Jeżeli stoisz dziś przed decyzją „zawiesić czy zamknąć?”, to moja rada z perspektywy 12 lat doradzania firmom jest prosta:
jeśli choć w 20–30% zakładasz, że możesz do tej działalności wrócić – zawieś, nie likwiduj.

Masz realne oszczędności (ZUS, zaliczki na PIT/CIT), stały NIP i REGON, zachowaną historię firmy i możliwość szybkiego powrotu, gdy warunki znów będą sprzyjające. To nie jest krok w tył – to świadome zarządzanie ryzykiem i kosztami.